La industria de reuniones: un futuro de eventos ‘híbridos’ y nuevos protocolos de sanidad

Algunas organizadores de eventos ya trabajan en la realización de eventos en línea, mientras que otras delinean nuevos protocolos de salud para sus eventos pospuestos.

Un kit que incluya cubrebocas y gel antibacterial –entre otros productos de salud e higiene— para darle la bienvenida a expositores,es una de las tantas medidas que organizadores de eventos, ferias y convenciones están considerando incluir en los eventos que han reprogramado para el segundo semestre del año. Por otro lado, los eventos ‘hibridos’, la alternación de eventos presenciales con eventos en línea, serán más comunes.

“No van a ser iguales, se tomaran diferentes medidas en el futuro. Seguramente vamos a tener áreas más aisladas, medidas especificas en áreas de logística, de alimentos, de producción, de transporte y en el mismo recinto. Puede ser que a nuestro regreso existan arcos sanitizantes, áreas de lavado más frecuentes y la gente no debería asustarse si hay gente con cubrebocas, tendríamos que acostumbrarnos a esa nueva realidad hasta una nueva vacuna”, señaló en entrevista Celia Navarrete, presidenta de la Asociación Mexicana de Profesionales en Exposiciones, Ferias y Convenciones (Amprofec).

La Amprofec, que tiene a más de 160 empresas asociadas a la industria, está trabajando actualmente en la elaboración de nuevos manuales o protocolos de higiene y seguridad en conjunto con la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) para traer nuevas prácticas de innovación sanitaria en la organización de estos eventos.

Estos protocolos podrán incluir un registro más automatizado para evitar aglomeraciones y la aplicación de buenas prácticas del extranjero en las que se habla de estos kits de bienvenida con cubrebocas y gel. “No se me va hacer nada extraño que a lo mejor nuestros cubrebocas empiecen a ser brandeados con una campaña amigable ya que México se característica por ser cordial”, agrega Navarrete.

Las pérdidas de la industria de reuniones han ascendido a 60 millones de dólares derivado de la cancelación de 300 eventos afectados (cancelados o pospuestos), de acuerdo con una encuesta realizada por la Amprofec con datos del mes de abril.

Por su parte, Francisco Cachafeiro, socio fundador de Corad Meeting Planner que conforman diversas empresas del turismo de reuniones, realizó un estudio en el que registró que su gran costo de operación, cerca de un 70%, es la mano de obra.

“Hicimos un estudio de 230 empresas relacionadas con el turismo de negocio, que involucran a micro y macro empresarios de eventos, que generan 12,700 empleos fijos, el 4% de la capacidad de mano de obra a nivel turismo nacional. La cantidad de facturación de estas empresas al año es de aproximadamente 48,000 millones de pesos, una derrama económica tan solo para la Ciudad de México. De esta derrama, de las 48 empresas encuestadas, vamos a sufrir una pérdida del 64%, vamos a llegar a facturar solo 18,000 mdp”, señala Cachafeiro.

Agregó que la tasa de desempleo será del 40%, con una pérdida de aproximadamente 5,000 empleos de 7,000. A pesar de que existen iniciativas digitales, señala que la derrama económica será verá reducida de una manera significativa.

Organizador de Expo Café y Cerveza México, con caídas del 40%

Tradex Exposiciones, empresa mexicana que organiza eventos comerciales, prevé una baja en sus ingresos en este año ya que tuvo que posponer eventos como Expo Café, Expo Manualidades y Expo Cerveza México hasta el cuarto trimestre del año. 

“Al parecer vamos a tener una baja del 40% en el año y si logramos realizar las expos al final del año vamos a poder sobrevivir. Hay que esperar a ver si las autoridades nos permiten hacer la exposición y si no tenemos que moverlo a otras fechas. También hay que esperar si las autoridades van a catalogar a las expos como eventos masivos o como eventos de negocios”, señala en entrevista Marcos Marcos Gottfried, director general de Tradex.

El directivo señaló que la asistencia a sus eventos ronda las 30,000 personas dependiendo de la edición y son espacios que aportan una derrama económica importante para el país debido al número de negocios que se realizan en esos espacios.

“Soy un fiel creyente de que las expos son una de las mejores herramientas para reactivar la economía. En Expo  manualidades o Expo Café es donde suceden sus ventas del año si no se permiten estos eventos  los cientos de expositores estarían perdiendo la oportunidad de venta del año”, agregó Gottfried, que lleva cerca de 25 años en la industria.

Por ejemplo en Expo Café asisten 30,000 personas, de las cuales el 70% son dueños de algún negocio que tenga que ver con esta bebida  y que van con el objetivo de mejorar esta área en restaurantes, cafeterías, hoteles o bares, Mientras que en la Expo Manualidades asisten cerca de 25,000 personas de las cuales un 20% son profesionales y compradores mayoristas.

Por ahora, han decidido reinventarse para llevar las expos a plataformas electrónicas y seguir apoyando a sus expositores. Sin embargo, considera que no todos los eventos son adecuados para realizarse en línea, además de que el directivo considera que existe una saturación de webinars.

“Sí tenemos que seguir innovando. Por ejemplo, para expocerveza hicimos una campaña gratuita para nuestros expositores, donde podían poner una publicación en Facebook para llevar cerveza artesanal a domicilio  y eso ha funcionado bien.

Pensamos que si va a haber una nueva forma de como las expos se tienen que realizar, no sabemos si las autoridades van a poner un máximo de personas, si los pasillos van a ser más amplios, pero vemos que las expos y la vida cotidiana van a regresar”, señaló Gottfried a Forbes México.

Agregó que la industria siempre ha tenido una buena convocatoria después de una gran crisis, como las del 2009 o 2001, porque la gente busca opciones de emprender debido a que fueron liquidadas y no pueden encontrar un trabajo inmediatamente. “Entonces pensamos que en el cuarto trimestre del año cuando se empiece a reactivar la economía va a haber mucho movimiento de personas ávidas a saber demás oportunidades que existen en el mercado”, puntualizó.

Eventos presenciales, en línea o…¿ los dos?

La industria fue de las primeras en cerrar y la última que se reincorporará a las actividades cotidianas después del levantamiento del confinamiento por la emergencia sanitaria del Covid-19.

“Creemos que la reactivación en viajes domésticos será a partir del mes de julio y más adelante tendremos que ver lo que ocurrirán a escala internacional, con los viajes internacionales, ya que muchos son organizados por corporativos extranjeros pabellones italianos, chinos, españoles y demás países que al día de hoy no en una clara reactivación puedan viajar a México”, agrega Navarrete.

Por ello diferentes organizaciones de eventos han mantenido en contacto con sus audiencias a través de webinars y otras actividades en línea para mantener a sus comunicadas cautivas volteando a ver las oportunidades digitales. A futuro, los eventos híbridos podrán ser más comunes dependiendo de las audiencias.

Por ejemplo, este año el evento Talent Land que se celebra cada año en Guadalajara, Jalisco,  se llevó a cabo por primera vez en línea con la participación de 147 ponentes durante cinco días en abril. Además realizaran más conferencias en línea entre mayo y julio.

“Esta comunidad es muy millennial dónde ves que todos los chicos y chicas buscan temas de innovación, así que está haciendo una transición de no cancelar su evento y transformarlo en un tema digital porque su audiencia esta enfocada en estos temas y pudiera tener este tipo de transición no se si al final pudiera quedarse en ese formato.

El poder de face to face, la necesidad de reconectar de forma presencial es característico del ser humano  y eso no va a cambiar, pero tenemos que ir viendo como las comunidades en general afectan una mezcla de digital con presencial”, agregó Navarrete.

Otro ejemplo es elTianguis Turístico, que se iba llevará a cabo Mérida, Yucatán en marzo, y que se llevará a cabo en marzo de 2021 en línea.

Diversificación de negocios

En el caso de Hannover, empresa alemana que organiza ferias especializadas, que realiza eventos como MEM Industrial, Solar Power Méxicoy Expo Transporte & Logística en Guadalajara está considerando diversificar sus negocio en México y fortalecer los eventos corporativos en México.

“Lo que queremos es que aprovechen nuestras exposiciones para que ellos puedan tener la mayor cantidad de contactos para reactivar sus negocios y darle dinamismo a la economía. Estamos buscando que algunos sectores de México se renueven, por ejemplo en temas de innovación industrial, industria 4.0 y que ayuden a las empresas a aumentar su facturación”, señaló Eduardo López Macías, director de Hannover Fairs Mexico.

La compañía ha realizado 130 ferias especializadas, con más de 3.5 millones de visitas y 40,000 expositores en el país. Sin embargo, por el tema del Covid-19 sus pérdidas ascienden a millones de pesos derivado de la cancelación de empresas con cerca de un 35% en su facturación.

Fuente Forbes